Efficient vergaderen

Telefonisch vergaderen – vergaderen via een zogenoemde conference call – is van grote waarde voor uw organisatie. Op geen enkele andere manier bespaart u zoveel op reistijd en verblijfskosten. U kunt namelijk zonder investeringen op een bijzonder eenvoudige manier met elkaar overleggen. Met een vaste lijn of met uw mobiele telefoon.

Telefonische vergaderingen maken het mogelijk om korter, maar vaker te overleggen. Handig om bijvoorbeeld de voortgang van een project of de wekelijkse financiële zaken te bespreken!

Hoe zet u een telefonische vergadering op? En hoe leidt u deze in goede banen? De volgende tips maken het u gemakkelijker.

Voor de vergadering

• Plannen is erg belangrijk. Deelnemers willen op tijd op de hoogte zijn van het feit dat er een vergadering is, van het telefoonnummer waarop ze kunnen inbellen en van de vergadercode die ze moeten intoetsen. Om dat handiger te maken, hebben wij een eenvoudige plug-in ontwikkeld. Hiermee verstuurt u uw uitnodiging eenvoudig vanuit Outlook of Lotus Notes. Wilt u weten hoe dit werkt? Neem dan contact met ons op.
• Laat uw deelnemers een ruimte kiezen waar voldoende rust heerst. Een drukke bar of kantoorlobby levert onnodig veel achtergrondlawaai op.
• Stuur bij de uitnodiging een toelichting op de vergadering. Wat zijn de besluitpunten? Hoe lang gaat het gesprek duren?
• Wordt er een presentatie gegeven of wilt u stukken bespreken, stuur de bijbehorende documenten dan niet zomaar per e-mail. Er zijn weboplossingen waarmee de voorzitter van het gesprek de controle behoudt.

Tijdens de vergadering

• Wees op tijd.
• Laat de deelnemers zich aan elkaar voorstellen. Eventueel kan de voorzitter een functie activeren die ervoor zorgt dat deelnemers hun naam inspreken bij binnenkomst. Zo hoort iedereen wie er meedoen.
• Als er meerdere deelnemers aan het gesprek meedoen, noem dan altijd de naam van degene aan wie u iets vraagt. Dit om verwarring te vermijden.
• Vermijd onderbrekingen en laat iedereen zo veel mogelijk uitspreken. Dit voorkomt chaotische situaties. Overigens heeft de voorzitter altijd de mogelijkheid de microfoons van de deelnemers uit te schakelen, mocht dat nodig zijn om de orde te herstellen.
• Een rondvraag aan het einde van elk onderwerp, agendapunt, of discussie helpt de efficiëntie te vergroten. Iedereen voelt zich gehoord en dat maakt een telefonische vergadering vruchtbaarder.
• Evaluaties aan het einde van een telefonische vergadering zijn handig. Vraag uw deelnemers of zij suggesties hebben hoe dit soort gesprekken in het vervolg nog beter kunnen verlopen.

Na de vergadering

• Geef als voorzitter aan het einde van het gesprek een korte samenvatting van de discussies en besluiten.
• Maak eventuele vervolgafspraken als iedereen nog aanwezig is.
• Stuur zo snel mogelijk na de vergadering de notulen rond.

Dit zijn enkele tips die wij kort met u willen delen. Mocht u nog verdere vragen hebben of behoefte aan advies, neem dan gerust contact met ons op. Wij zijn graag bereid om vragen te beantwoorden of ideeën met u uit te wisselen.